Beschaffung und Einführung eines Contact Center Systems

Kommunale Informationsverarbeitung Sachsen - KISA, Leipzig

Frist (abgelaufen): keine Frist angegeben
Geschätzter Wert: nicht angegeben
Verfahren: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb
Ort der Leistung: Leipzig · Sachsen
Veröffentlicht: 01.07.2022
Branche: Software
CPV: 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme72200000 Softwareprogrammierung und -beratung

Die Vergabeunterlagen liegen auf der Plattform des Auftraggebers.

Beschreibung

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber I.1) Name und Adressen: Offizielle Bezeichnung: Kommunale Informationsverarbeitung Sachsen "KISA"; Nationale Identifikationsnummer: nicht angegeben; Postanschrift: Eilenburger Straße 1a; Ort: Leipzig; NUTS-Code: DED51; Postleitzahl: 04317; Land: Deutschland; Kontaktstelle(n): Justiziariat; Telefon: +49 35186652420; E-Mail: daniela.leonhardt@kisa.it; Fax: +49 35186652122; Internet-Adresse(n): Hauptadresse: www.kisa.it; Adresse des Beschafferprofils: nicht angegeben I.2) Gemeinsame Beschaffung: nicht angegeben I.3) Kommunikation: Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://www.evergabe.de/unterlagen/2596796/zustellweg-auswaehlen Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen: elektronisch via (URL): https://www.evergabe.de; I.4) Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts I.5) Haupttätigkeiten: Andere Tätigkeit: Kommunale Datenverarbeitung und ergänzende Dienstleistungen Abschnitt II: Gegenstand II.1) Umfang der Beschaffung II.1.1) Bezeichnung des Auftrags: Beschaffung und Einführung eines Contact Center Systems; Referenznummer der Bekanntmachung: 110-3912 II.1.2) CPV-Code Hauptteil: 48000000; CPV-Code Zusatzteil: II.1.3) Art des Auftrags: Lieferauftrag II.1.4) Kurze Beschreibung: Die Beschaffung umfasst die Einräumung von Nutzungsrechten an einer Contact Center Applikation sowie zugehörige Dienstleistungen zur Detailplanung, Installation, Inbetriebsetzung und Einführung sowie Pflegeleistungen. II.1.5) Geschätzter Gesamtwert: Wert ohne MwSt.: 250000,00 EUR II.1.6) Aufteilung des Auftrags in Lose: nein II.2) Beschreibung II.2.1) Bezeichnung des Auftrags: Los-Nr.: entfällt II.2.2) CPV-Code Hauptteil: 48000000; CPV-Code Zusatzteil: II.2.3) NUTS-Codes: DED51; Hauptort der Ausführung: Offizielle Bezeichnung: Kommunale Informationsverarbeitung Sachsen "KISA"; Straße, Hausnummer: Eilenburger Straße 1a; Postleitzahl: 04317; Ort: Leipzig; Land: Deutschland II.2.4) Beschreibung der Beschaffung: Gegenstand der Ausschreibung ist die Einräumung von Nutzungsrechten an einer Contact Center Applikation sowie ergänzende Dienstleistungen zur Einführung, dem Customizing und zur Installation und Pflege der Software. II.2.5) Zuschlagskriterien: Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium, alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt. II.2.6) Geschätzter Wert ohne MwSt.: 250000,00 EUR II.2.7) Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems: 48 Monate; Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja; Beschreibung der Verlängerungen: Der Auftraggeber hat die Option, die beauftragten Pflegeleistungen für die Contact Center Applikation nach Ablauf der Vertragslaufzeit zweimal um jeweils 12 Monate zu verlängern. Einzelheiten werden gegebenenfalls Gegenstand der Vertragsverhandlungen sein. II.2.9) Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden: Geplante Anzahl der Bewerber: 3; Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern: Gemäß den Angaben in den Bewerbungsbedingungen und der Bewertungsmatrix zur Beurteilung der Eignung der Bieter. Die Auswahl erfolgt anhand der resultierenden Leistungspunkte aus der Bewertung der beschriebenen Referenzen. Ausgewählt werden die Bewerber mit den drei höchsten Leistungspunktwerten. Das Verfahren bei Punktgleichheit ist in den Vergabeunterlagen näher beschrieben. II.2.10) Angaben über Varianten/Alternativangebote: Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein II.2.11) Angaben zu Optionen: Optionen: ja; Beschreibung der Optionen: Der Auftraggeber hat die Option, die beauftragten Pflegeleistungen für die Contact Center Applikation nach Ablauf der Vertragslaufzeit zweimal um jeweils 12 Monate zu verlängern. Einzelheiten werden gegebenenfalls Gegenstand der Vertragsverhandlungen sein. II.2.12) Angaben zu elektronischen Katalogen: entfällt II.2.13) Angaben zu Mitteln der Europäischen Union: Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein; Projektnummer oder -referenz: II.2.14 Zusätzliche Angaben: Abschnitt III - Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben III.1) Teilnahmebedingungen III.1.1) Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister: Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen: Nachweis über Eintragung im Handelsregister nach den Rechtsvorschriften des Niederlassungsstaates, bei Ablauf der Angebotsfrist nicht älter als drei Monate // Nachweis über die Eintragungen im Gewerbezentralregister oder einem vergleichbaren Register des Herkunftslandes, bei Ablauf der Angebotsfrist nicht älter als drei Monate //Eigenerklärung zur Einhaltung des Mindestlohngesetzes (Vordruck liegt den Vergabeunterlagen bei) // Eigenerklärungen zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB (Vordrucke liegen den Vergabeunterlagen bei)// Eigenerklärung zur Umsetzung von Artikel 5k Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 (Vordruck liegt den Vergabeunterlagen bei). III.1.2) Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien: Eigenerklärung zur Betriebshaftpflicht des Bewerbers (Mindestvoraussetzung: 2,0 Mio. EUR für Personen- und Sachschäden, 0,5 Mio. EUR für Vermögensschäden) // Eigenerklärung zu Jahresumsatzzahlen 2018 – 2020 (Anzugeben sind ausschließlich Umsätze, die für Verträge mit vergleichbaren Aufgabenstellungen erzielt wurden. Alle Angaben ausschließlich netto, exklusive Umsatzsteuer). Die Mindestanforderung (Ausschlusskriterium) beträgt 700.000 EUR Jahresumsatz für mit dem Auftragsgegenstand vergleichbare Leistungen). Die Mindestforderung gilt immer in Addition aller beteiligten Unternehmen. // Eigenerklärung zu festangestellten Mitarbeitern in den Jahren 2018 - 2020, die weit überwiegend in den folgenden Geschäftsbereichen tätig sind: Beratung mit Schwerpunkt Contact Center, Softwareentwicklung, Softwarecustomizing, Inbetriebnahme, Service, Wartung und Support (Mindestvoraussetzung: 10 Mitarbeiter). Die geforderten Angaben über die 3 letzten Kalenderjahre stellen ein Ausschlusskriterium für Bewerber dar. // Soweit relevant: Eigenerklärung zur Nachunternehmerleistungen.; Möglicherweise geforderte Mindeststandards: Siehe zuvor. Umsatzangaben: Die Mindestanforderung (Ausschlusskriterium) beträgt 700.000 EUR Jahresumsatz für mit dem Auftragsgegenstand vergleichbare Leistungen). Die Mindestforderung gilt immer in Addition aller beteiligten Unternehmen. Anzahl Mitarbeiter: Die geforderten Angaben über die 3 letzten Kalenderjahre stellen ein Ausschlusskriterium für Bewerber dar. III.1.3) Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien: Nachweis von mindestens 2 abgeschlossenen und vom Kunden abgenommenen Referenzprojekten, aus denen die folgenden Bewertungskriterien für die Vergleichbarkeit mit dem Vergabeverfahren hervorgehen: Referenz des Bewerbers als Auftragnehmer oder als Nachauftragnehmer (Erreichbare Punktzahl: 10 P: als Auftragnehmer, 8 P: als Nachauftragnehmer, 0 P: keine Angabe) // Referenz des Bewerbers für einen Kunden nachfolgend genannter Kategorien (Erreichbare Punktzahl: 10 P: Kunde ist Zweckverband o.ä. als kommunaler IT-Dienstleister für Städte, Gemeinden, Kreise, 8 P: Kunde ist sonstiger öffentlicher Auftraggeber, 4 P: Kunde ist privatwirtschaftlicher Auftraggeber, 0 P: keine Angabe) // Aktualität der abgeschlossenen Referenz, maßgebend ist der Zeitpunkt des Vertragsabschlusses (Erreichbare Punktzahl: 10 P: für Referenzen aus 2018 und jünger; 8 P: für Referenzen aus 2017, 6 P: für Referenzen aus 2016, 4 P: für Referenzen aus 2015, 2 P: für Referenzen vor 2015, 0 P: keine Angabe) // Anzahl der Standorte der Serviceorganisation des Kunden (Erreichbare Punktzahl: 10 P: ≥ 3 Standorte, 8 P: 2 Standorte, 6 P: 1 Standort, 0 P: keine Angabe) // Anzahl der Anwender, die in das Contact Center System als Nutzer (Agents) integriert wurden (Erreichbare Punktzahl: 10 P: > 100, 8 P: > 50, 4 P: > 15, 2 P: > 5, 0 P: ≤ 5 oder keine Angabe) // Zentrale Applikationen, welche per Schnittstelle an das Contact Center System angebunden wurden: (1)Microsoft Exchange als Groupware und E-Mail-Relay, (2)Service Management Tool (Ticketsystem), (3) CRM-System, (4) Confluence als Unternehmens-Wiki,(5) Dokumenten Management System, (6) Ggf. weitere (sind zu benennen) (Erreichbare Punktzahl: 10 P: 3 (drei) der genannten und mindestens ein weiteres, 8 P: 2 (zwei) der genannten und mindestens ein weiteres, 6 P: 1 (eins) der genannten und mindestens ein weiteres, 4 P: 2 (zwei) der genannten, 2 P: 1 (eins) der genannten, 0 P: keine Angabe oder keins (0) der genannten Systeme) // mit der CC-Lösung implementierte Kommunikationsarten: (1) Sprache (Telekommunikation); (2) E-Mail, (3) Chat (Erreichbare Punktzahl: 10 P: alle 3 genannten Arten; 8 P: 2 von 3 - Sprache (TK) und Chat oder E-Mail, 6 P: 2 von 3 - Chat und E-Mail, 4 P: 1 von 3 - nur Sprache (TK), 2 P: 1 von 3 - nur Chat oder E-Mail, 0 P: keine Angabe) // Art der TK-Integration: (1) cloud PBX, (2) kundeneigene PBX, IP-basierte Anbindung (bspw. SIP), (3) kundeneigene PBX, klassische Anbindung (TDM)Sprache (Telekommunikation) (Erreichbare Punktzahl: 10 P: kundeneigene PBX des Herstellers, AVAYA wurde mittels IP-Schnittstelle (bspw. SIP) integriert, 8 P: kundeneigene PBX wurde mittels IP-Schnittstelle (bspw. SIP) integriert, 4 P: kundeneigene PBX wurde mittels klassischer Schnittstelle (TDM) integriert, 2 P: cloudbasierte PBX wurde integriert, 0 P: keine Angabe) // Anbindung zu einem Service Management Tool (Ticketsystem) (Erreichbare Punktzahl: 10 P: Anbindung des Produkts OMNITRACKER des Herstellers Omninet GmbH per web-Service/JASON, 8 P: Anbindung eines Service Management Tools (Ticketsystem) eines beliebigen Herstellers per web-Service/JASON, 0 P: keine Angabe oder keine Anbindung eines Ticketsystems per web-Service/JASON) // Betriebsmodell (1) on premise / cloud, (2)Eigenbetrieb / SAAS (Erreichbare Punktzahl: 10 P: on premise und Eigenbetrieb, 2 P: cloud des Hestellers/providers und SAAS, 0 P: keine Angabe) // Lizenzmodell: (1) named user / Kauf zzgl. Wartung, (2) named user /Miete inkl. Wartung, (3) concurrent user Kauf zzgl. Wartung, (4) concurrent user Miete inkl. Wartung, 10 P: concurrent user und Kauf zzgl. SW-Wartung, 8 P: concurrent user und Mietpreismodell inkl. Wartung (Erreichbare Punktzahl: 6 P: named user und Kauf zzgl. Wartung, 4 P: named user und Mietepreismodell inkl. Wartung, 0 P: keine Angaben) // Routing (Voice) (Erreichbare Punktzahl: 10 P: Routing (Voice) basiert auf einer intelligenten Spracherkennung, das Spracherkennungssystem ist vollständig lokal (on prem) ohne Anbindung/Nutzung von webbasierten Cloud- Services, 8 P: Routing (Voice) basiert auf einer intelligenten Spracherkennung in Ergänzung eines klassischen DTMF-Menüs. Das Spracherkennungssystem ist vollständig lokal (on prem) ohne Anbindung/Nutzung von webbasierten Cloud- Services, 6 P: Routing (Voice) basiert auf klassischen DTMF-Menüs ohne Spracherkennungssystem, 4 P: Routing (Voice) basiert auf klassischen DTMF-Menüs ergänzt um ein Spracherkennungssystem, dass Spracherkennungssystem ist keine lokale Lösung sondern nutzt webbasierte Cloud- Services, 2 P: Routing (Voice) basiert auf einer Spracherkennung, das Spracherkennungssystem ist keine lokale Lösung sondern nutzt webbasierte Cloud- Services, 0 P: keine Angaben) // Angaben zum Einführungsprojekt. Das Einführungsprojekt umfasste: (1) Lieferung, Installation und Basis-Inbetriebnahme der Software, (2) Workshops zur Feindefinition der zu implementierenden Services, Prozesse, Rollen und Schnittstellen, (3) Implementierung und Konfiguration des CC-Systems entsprechend den Workshopergebnissen ohne Schnittstellen, (4) Implementierung und Test von Schnittstellen zu anzubindenden Systemen, (5) Schulungen von Endnutzern und Systemadministratoren (Erreichbare Punktzahl: 10 P: alle 5 der genannten Leistungen, 8 P: die Leistungen gemäß (1) bis (4) waren Teil des Einführungsprojektes, 6 P: die Leistungen gemäß (1) bis (3) waren Teil des Einführungsprojektes, 4 P: die Leistungen gemäß (1) und (2) waren Teil des Einführungsprojektes, 2 P: die Leistung gemäß (1) war Teil des Einführungsprojektes, 0 P: keine Angaben) // Inhalte der durchgeführten Workshops. Die Workshops umfassten: (1) Modellierung der Kontaktaufnahme, (2) Definition der Routingregeln für die Sprachkommunikation und weitere Kommunikationsarten, (3) Erarbeitung und Definition der Terminologie für die Spracherkennung inklusive des dafür erforderlichen KVP (kontinuierliche Verbesserung), (4) Anbindung Drittsystem (Service Management Tool), (5) Anbindung Drittsystem (E-Mail), (6) Anbindung weitere Drittsystem (7) Ablauf und Ausführung von Inbetriebnahme, Transition und Einführung/Schulung (Erreichbare Punktzahl: 10 P: alle 7 (sieben), 8 P: ≥ 5, 6 P: ≥ 3, 4 P: 2, 2 P: 1, 0 P: keine Angaben // Durchführung der Projektarbeit, speziell Workshops und Schulungen (Erreichbare Punktzahl: 10 P: Workshops und Schulungen wurden überwiegend remote via Zoom, Teams, Webex o.ä. Tools durchgeführt, 8 P: Workshops und Schulungen wurden teilweise remote via Zoom, Teams, Webex o.ä. Tools durchgeführt, 6 P: Workshops und Schulungen wurden überwiegend als Präsenzveranstaltungen durchgeführt, 0 P: keine Angaben).; Möglicherweise geforderte Mindeststandards: Höchstpunktzahl für die Bewertung der Referenzen 150, Mindestpunktzahl für die Bewertung der Referenzen: 120. Bieter, die die geforderte Mindestpunktzahl nicht erreichen, gelten im Vergabeverfahren als nicht geeignet. III.1.5) Angaben zu vorbehaltenen Aufträgen: entfällt III.2) Bedingungen für den Auftrag III.2.1) Angaben zu einem besonderen Berufsstand (nur für Dienstleistungsaufträge): entfällt III.2.2) Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: EVB-IT Systemlieferungs AGB. Nähere Angaben können den Vergabeunterlagen entnommen werden. III.2.3) Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der Personen, die für die Ausführung des Auftrags verantwortlich sind: entfällt Abschnitt IV Verfahren IV.1) Beschreibung IV.1.1) Verfahrensart: Verhandlungsverfahren. Beschleunigtes Verfahren: nein IV.1.3) Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem: nicht angegeben. IV.1.4) Angaben zur Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder Lösungen im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs: entfällt IV.1.5) Angaben zur Verhandlung (nur für Verhandlungsverfahren): Der öffentliche Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ursprünglichen Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen durchzuführen IV.1.6) Angaben zur elektronischen Auktion: Eine elektronische Auktion wird durchgeführt: nein; IV.1.8) Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA): Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja IV.2) Verwaltungsangaben IV.2.1) Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren: nicht angegeben IV.2.2) Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge: Tag: 01.08.2022; Ortszeit: 12:00 IV.2.3) Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber: 19.09.2022 IV.2.4) Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch IV.2.6) Bindefrist des Angebots: Das Angebot muss gültig bleiben bis: 31.03.2023 IV.2.7) Bedingungen für die Öffnung der Angebote: Tag: ; Ortszeit: , Ort: ; Angaben über befugte Personen und das Öffnungsverfahren: Abschnitt VI Weitere Angaben VI.1) Angaben zur Wiederkehr des Auftrags: Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein; Voraussichtlicher Zeitpunkt weiterer Bekanntmachungen: nicht angegeben VI.2) Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen: Aufträge werden elektronisch erteilt. Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert. Die Zahlung erfolgt elektronisch VI.3) Zusätzliche Angaben: 1. Präsentation vor Jury der Auftraggeberin am 02.- 06.12.2022 // 2. Die Teilnahmeunterlagen sowie alle weiteren Informationen (insbesondere Bewerberinformationen) werden ausschließlich auf dem eVergabe-Portal des Freistaats Sachsen veröffentlicht/zur Verfügung gestellt. Der Bewerber ist daher verpflichtet, sich regelmäßig über den aktuellen Verfahrensstand zu informieren. VI.4) Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren VI.4.1) Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren: Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Freistaates Sachsen; Postanschrift: Braustraße 2; Ort: Leipzig; Postleitzahl: 04107; Land: Deutschland; E-Mail: post@lds.sachsen.de; Telefon: +49 341977-3800; Internet-Adresse: nicht angegeben; Fax: +49 3419771049 VI.4.3) Einlegung von Rechtsbehelfen: Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Auf die Fristen zur Einlegung einer Rüge gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1- 3 GWB wird hingewiesen. Insbesondere ist zu beachten, dass ein Nachprüfungsantrag unzulässig ist, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB). VI.5) Tag der Absendung dieser Bekanntmachung: 27.06.2022 Software

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