Beschaffung und Einführung neues Service Management Tool

Lecos GmbH - Ausschreibungsstelle, Leipzig

Frist (abgelaufen): keine Frist angegeben
Geschätzter Wert: nicht angegeben
Verfahren: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb
Ort der Leistung: Leipzig · Sachsen
Veröffentlicht: 03.04.2023
Branche: Software
CPV: 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

Die Vergabeunterlagen liegen auf der Plattform des Auftraggebers.

Beschreibung

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber I.1) Name und Adressen Offizielle Bezeichnung: Lecos GmbH - Ausschreibungsstelle Postanschrift: Prager Str. 8 Postleitzahl / Ort: 04103 Leipzig Land: Deutschland NUTS-Code: DED52 Kontaktstelle(n): Ausschreibungsstelle Telefon: +49 3412538-0 E-Mail: ausschreibungsstelle@lecos.de Fax: +49 3412538-111 Internet-Adresse(n) Hauptadresse: (URL) www.lecos.de I.2) Gemeinsame Beschaffung I.3) Kommunikation Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: (URL) https://www.evergabe.de/unterlagen/54321-Tender-1872288290c-369d0e1783c2f214 Weitere Auskünfte erteilt/erteilen die oben genannten Kontaktstellen Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: (URL) www.evergabe.de an die oben genannten Kontaktstellen I.4) Art des öffentlichen Auftraggebers Andere: kommunales Wirtschaftsunternehmen I.5) Haupttätigkeit(en) Andere Tätigkeit: kommunaler IT-Dienstleister, Datenverarbeitung und ergänzende DL Abschnitt II: Gegenstand II.1) Umfang der Beschaffung II.1.1) Bezeichnung des Auftrags: Beschaffung und Einführung neues Service Management Tool Referenznummer der Bekanntmachung: VG005_2023 Lecos II.1.2) CPV-Code Hauptteil 48000000-8 II.1.3) Art des Auftrags Lieferauftrag II.1.4) Kurze Beschreibung: Im Zuge einer kontinuierlichen Verbesserung der eigenen Leistungsfähigkeit plant Lecos die Einführung eines neuen ServiceManagementTools im Folgenden auch Ticketsystem genannt, und damit einhergehend eine zum Teil grundlegende Optimierung der Service Organisation. II.1.5) Geschätzter Gesamtwert Wert ohne MwSt.: 650.000,00 EUR II.1.6) Angaben zu den Losen Aufteilung des Auftrags in Lose: Nein II.2) Beschreibung II.2.2) Weitere(r) CPV-Code(s) CPV-Code Hauptteil: II.2.3) Erfüllungsort NUTS-Code: DED51 Hauptort der Ausführung: Lecos GmbH, Prager Straße 8, 04103 Leipzig II.2.4) Beschreibung der Beschaffung Die Lecos GmbH, im Folgenden auch Lecos genannt, ist Verwaltungsberater und IT-Dienstleister und ist auf die Betreuung von Kommunen - von der kleinen Gemeinde bis zur großen Stadtverwaltung - sowie kommunalen Betrieben in den Bereichen Kultur, Soziales und Infrastruktur spezialisiert. Lecos unterstützt in allen Verwaltungsbereichen mit kompetenter IT-Beratung und moderner Informationstechnik. Das sind beispielsweise der Betrieb von Fachverfahren, die Entwicklung neuer Lösungen für den elektronischen Zugang zu Verwaltungsdiensten bei der Realisierung des Online-Zugangsgesetzes und auch die Beratung zur Optimierung der IT-Versorgung von kommunalen Kulturbetrieben. Im Zuge einer kontinuierlichen Verbesserung der eigenen Leistungsfähigkeit plant Lecos die Einführung eines neuen Service Management Tools - im Folgenden auch Ticketsystem genannt - und damit einhergehend eine zum Teil grundlegende Optimierung der Service Organisation. Folgende Ziele sollen erreicht werden: 1. Erneuerung der Applikationslandschaft für das Service Management mit dem Schwerpunkt Service Management Tool (Ticketsystem) 2. Weiterentwicklung und Standardisierung der bestehenden Serviceprozesse unter Nutzung aktueller Best Practices 3. Optimierung und Standardisierung der Servicestruktur und des Servicekatalogs 4. Präzisierung der Rollen zur zielgerichteten Lenkung von Serviceaufgaben und Schaffung von Rollenklarheit in der Organisation 5. Schaffung sehr guter Voraussetzung zur weiteren Automatisierung der Erfassung, Lenkung, Lösung und Dokumentation von Nutzeranliegen im jeweiligen Service 6. Optimierung und Vertiefung der Integration des Servicemanagements in die ERP- und Abrechnungsprozesse sowie die zugehörige Applikationslandschaft. Hierzu gehört auch der Lecos-Webshop. 7. Schaffung von geeigneten organisatorischen und applikationsbezogenen Voraussetzungen zum Aufbau, Weiterentwicklung und Nutzung von Wissen (Knowledge Managements) Gegenstand der Beschaffung sind die Überlassung von Nutzungsrechten, auch vereinfacht Lizenzen genannt, an einer Service Management Applikation, im Folgenden auch Ticketsystem genannt, Dienstleistungen zu deren Installation, Inbetriebsetzung und Einführung sowie die Erbringung von Wartungsleistungen über einen Zeitraum von 48 Monaten mit einer zweimaligen Verlängerungsoption von jeweils 12 Monaten. Der Liefer- und Leistungsumfang zur Installation und Inbetriebsetzung enthält: Lizenzen gemäß Mengenmodell Beratungsleistungen zum Aufbau einer CMDB Beratungsleistungen zur Implementierung des vorhandenen Servicekatalogs sowie Rollenmodells Beratungsleistungen zur Implementierung von Reports zu Vorgängen und Assets Beratungsleistungen zur Implementierung von Schnittstellen zu angrenzenden Systemen Erstinbetriebnahme des Ticketsystems Konfiguration und Customizing entsprechend vorliegender und ggf. im Rahmen der Beratungsleistungen präzisierter Anforderungen Unterstützung in Form von Beratung und Implementierung bei der Transition vom derzeitigen Struktur-, Ablauf- und Rollenmodell zur unternehmensweiten Nutzung der neuen Applikationsumgebung inklusive der Überführung vorhandener Datenbestände des derzeitig genutzten Ticketsystems Einweisung und Schulung Der Leistungsumfang des Wartungsvertrages umfasst: Sicherstellung der Aktualität der Applikationsumgebung durch Bereitstellung und Unterstützung bei der Implementierung von Patches, Updates und Upgrades Beratungsleistungen zur Optimierung und Weiterentwicklung der Serviceorganisation unter Nutzung der überlassenen Applikationsumgebung (optional). II.2.5) Zuschlagskriterien Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt II.2.6) Geschätzter Wert Wert ohne MwSt.: 650.000,00 EUR II.2.7) Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems Beginn: 01.01.2024 Ende: 31.12.2027 Dieser Auftrag kann verlängert werden: Ja Beschreibung der Verlängerungen: Der Auftraggeber hat die Option, die beauftragten Pflegeleistungen für die Service Management Applikation nach Ablauf der Mindestvertragslaufzeit zu verlängern. Einzelheiten werden gegebenenfalls Gegenstand der Vertragsverhandlungen sein. II.2.9) Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden Geplante Anzahl der Bewerber: 3 Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern: Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern: Gemäß den Angaben in den Bewerbungsbedingungen und der Bewertungsmatrix zur Beurteilung der Eignung der Bieter. II.2.10) Angaben über Varianten/Alternativangebote Varianten/Alternativangebote sind zulässig: Nein II.2.11) Angaben zu Optionen: Optionen: ja Beschreibung der Optionen: Dem Auftraggeber ist die Option einzuräumen, die beauftragten Pflegeleistungen für die Service Management Applikation nach Ablauf der Mindestvertragslaufzeit von 48 Monaten zu verlängern. II.2.12) Angaben zu elektronischen Katalogen II.2.13) Angaben zu Mitteln der Europäischen Union Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: Nein II.2.14) Zusätzliche Angaben: Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben III.1) Teilnahmebedingungen III.1.1) Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen, Angabe der erforderlichen Informationen und Dokumente: - Nachweis über Eintragung im Handelsregister nach den Rechtsvorschriften des Niederlassungsstaates, bei Ablauf der Angebotsfrist nicht älter als drei Monate Nachweis über die Eintragungen im Gewerbezentralregister oder einem vergleichbaren Register des Herkunftslandes, bei Ablauf der Angebotsfrist nicht älter als drei Monate Eigenerklärung zur Einhaltung des Mindestlohngesetzes Eigenerklärungen zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB Eigenerklärung zur Umsetzung von Artikel 5k Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022Erklärung III.1.2) Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien, Angabe der erforderlichen Informationen und Dokumente: - Eigenerklärung zur Betriebshaftpflicht des Bewerbers (Mindestvoraussetzung: 2,0 Mio. EUR für Personen- und Sachschäden, 0,5 Mio. EUR für Vermögensschäden) Eigenerklärung zu Jahresumsatzzahlen 2020 - 2022 (Mindestvoraussetzung: 2.000.000 €) Eigenerklärung zu festangestellten Mitarbeitern in den Jahren 2020 - 2022, die weit überwiegend in den folgenden Geschäftsbereichen tätig sind: Beratung mit Schwerpunkt Service Management Softwareentwicklung, Softwarecustomizing, Inbetriebnahme Service, Wartung und Support (Mindestvoraussetzung: 20 Mitarbeiter) Eigenerklärung zur Mitarbeiterqualifikation Eigenerklärung zur DIN ISO 27001 (bedarfsweise) Die geforderten Angaben über die 3 letzten Kalenderjahre stellen ein Ausschluss-kriterium für Bewerber dar. Eigenerklärung zur Nachunternehmerleistungen Möglicherweise geforderte Mindeststandards: III.1.3) Technische und berufliche Leistungsfähigkeit Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien, Angabe der erforderlichen Informationen und Dokumente: Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien: Vorlage von mindestens 2 Referenzprojekten aus denen die folgenden Bewertungskriterien für die Vergleichbarkeit mit dem Vergabeverfahren hervorgehen: 1. Referenz des Bewerbers als Auftragnehmer oder als Nachauftragnehmer 10 P: als Auftragnehmer 8 P: als Nachauftragnehmer 0 P: keine Angaben 2. Referenz des Bewerbers für einen Kunden mit folgender Zugehörigkeit: 10 P: Kunde ist kommunaler IT-Dienstleister für Städte, Gemeinden, Kreise; IT-Zweckverband als Organisation des öffentlichen Rechts 8 P: Kunde ist sonstiger öffentlicher Auftraggeber 4 P: Kunde ist privatwirtschaftlicher Auftraggeber 0 P: keine ANgaben 3. Aktualität der abgeschlossenen Referenz (Zeitpunkt des Vertragsabschlusses) 10 P: für Referenzen aus 2021 und jünger 8 P: für Referenzen aus 2019 oder 2020, 6 P: für Referenzen aus 2017 oder 2018 jünger, 4 P: für Referenzen aus 2015 oder 2016, 2 P: für Referenzen vor 2013 oder 2024, 0 P: keine Angabe oder vor 2013 4. Anzahl der im Referenzprojekt implementierten Mandanten 10 P: >= 2 Mandanten 6 P: 1 Mandant 0 P: keine Angabe 5. Anzahl der Anwender, die im Referenzprojekt in das Service Management Tool als Nutzer, d.h. Mitarbeiter der Serviceorganisation integriert wurden. 10 P: >= 150 8 P: > 100 6 P: > 80 4 P: > 50 2 P: > 10 0 P: ≤ 10 oder keine Angabe 6. Anzahl der Personen, die das Service Management Tool als Anwender der kundenseitigen Organisation über ein SSP nutzen. 10 P: >= 1000 8 P: >= 500 6 P: >= 100 4 P: >= 50 2 P: >= 20 0 P: < 20 oder keine Angabe 7. Applikationen, welche per Schnittstelle an das Service Management Tool angebunden wurden: (1) Microsoft Exchange als Groupware und E-Mail-Relay (2) ERP-System (3) Endpoint Management System (4) Monitoring System (5) Dokumenten Management System (6) Inventarisierungssystem (7) Lizenzmanagementsystem (8) ggf. weitere (sind zu benennen) 10 P: >= 7 der genannten und Systeme 8 P: >= 5 der genannten und Systeme 6 P: >= 3 der genannten und Systeme 4 P: zwei der genannten Systeme 2 P: eins der genannten Systeme 0 P: keine Angabe 8. Lizenzmodell 10 P: concurrent user und Kauf mit SW-Wartung 8 P: concurrent user und Miete inkl. Wartung 6 P: named user und Kauf mit SW-Wartung 4 P: named user und Miete inkl. Wartung 0 P: anderes oder keine Angaben 9. Betriebsmodell 10 P: on premise und Eigenbetrieb 8 P: private bzw. hybrid cloud (SAAS) und Eigenbetrieb 2 P: private bzw. hybrid cloud (SAAS) und Betrieb durch Dienstleister 0 P: andere oder keine Angabe 10. Systemlandschaft und Redundanz (1) mehrstufige Systemlandschaft bestehend aus Test- und Produktivumgebung oder vergleichbar (2) redundante Produktivumgebung (3) redundante Web-Server 10 P: alle 3 Merkmale treffen zu 8 P: 2 von 3 Merkmalen treffen zu (mehrstufige Systemlandschaft und redundante Produktivumgebung oder redundante Webserver) 6 P: 1 von 3 Merkmalen trifft zu (mehrstufige Systemlandschaft) 4 P: 1 von 3 Merkmalen trifft zu (redundante Produktivumgebung oder redundante Webserver) 0 P: kein Merkmal trifft zu oder keine Angabe 11. Transition im Einführungsprojekt umfasste: (1) Einführung neuer Servicestrukturen (2) Einführung neuer Prozesse, Rollen und Funktionalitäten (3) Ablösung eines vorhandenen ITSM-Tools/ Ticketsystems und damit die Herausforderung bestehende Informationsbestände, Daten und Tickets zu überführen bzw. nutzbar zu erhalten 10 P: Die Transition umfasste alle drei genannten Aufgabenbereiche. 6 P: Die Transition umfasste zwei der drei genannten Aufgabenbereiche 2 P: Die Transition umfasste eins der drei genannten Aufgabenbereiche 0 P: kein Aufgabenbereich wurde umgesetzt oder keine Angabe 12. Machen Sie Angaben zum Einführungsprojekt. Das Einführungsprojekt umfasste: (1) Lieferung, Installation und Basis-Inbetriebnahme der Software (2) Workshops zur Feindefinition der zu implementierenden Services, Prozesse, Rollen und Schnittstellen (3) Implementierung und Konfiguration des ITSM-Tools entsprechend der Workshopergebnisse ohne Schnittstellen (4) Implementierung und Test von Schnittstellen anzubindender Applikationen (5) Schulungen von Endnutzern und Systemadministratoren 10 P: alle 5 der genannten Leistungen waren Teil ihres Leistungsumfangs im Einführungsprojekt 8 P: die Leistungen (1) - (4) oder (2) - (5) waren Teil ihres Leistungsumfangs im Einführungsprojekt. 6 P: 3 der 5 genannten Leistungen waren Teil ihres Leistungsumfangs im Einführungsprojekt 4 P: 2 der 5 genannten Leistungen waren Teil ihres Leistungsumfangs im Einführungsprojekt 2 P: eine der 5 genannten Leistungen waren Teil ihres Leistungsumfangs im Einführungsprojekt 0 P: keine Angaben oder andere Leistungen 13. Inhalte der durchgeführten Workshops. Die Workshops umfassten: (1) CMDB-Modellierung (2) Servicekatalog (Neuerstellung oder Präzisierung eines im Entwurf vorliegenden) (3) Tickets (Struktur, Aufbau, Inhalt, Regeln) (4) Serviceprozesse (Event-, Incident-, Change-, Problem- und Service Request Management) (5) Self Service Portal (6) Anbindung Drittsysteme (Schnittstellenkonzepte) (7) Change Management zur Einführung (8) Ablauf und Ausführung von Inbetriebnahme, Transition und Einführung/Schulung (9) Knowledge Management 10 P: >= 8 der genannten Inhalte waren Teil ihrer Workshops 8 P: >= 6 der genannten Inhalte waren Teil ihrer Workshops 6 P: >= 4 der genannten Inhalte waren Teil ihrer Workshops 4 P: >= 2 der genannten Inhalte waren Teil ihrer Workshops 2 P: 1 der genannten Inhalte waren Teil ihrer Workshops 0 P: keine Angabe oder keins der genannten Inhalte waren Teil ihrer Workshops 14. Durchführung der Projektarbeit, speziell Workshops und Schulungen 10 P: Workshops und Schulungen wurden sowohl als Präsenz- als auch als remote Veranstaltungen via Teams, Zoom o.ä. Tools durchgeführt. 8 P: Erforderliche Workshops und Schulungen wurden als Präsenzveranstaltungen durchgeführt. 0 P: keine Angabe Höchstpunktzahl: 140 Mindestpunktzahl: 105 Möglicherweise geforderte Mindeststandards: III.1.5) Angaben zu vorbehaltenen Aufträgen III.2) Bedingungen für den Auftrag III.2.2) Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: siehe Vergabeunterlagen III.2.3) Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der Personen, die für die Ausführung des Auftrags verantwortlich sind Abschnitt IV: Verfahren IV.1) Beschreibung IV.1.1) Verfahrensart Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb IV.1.3) Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem IV.1.4) Angaben zur Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder Lösungen im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs Abwicklung des Verfahrens in aufeinander folgenden Phasen zwecks schrittweiser Verringerung der Zahl der zu erörternden Lösungen bzw. zu verhandelnden Angebote IV.1.5) Angaben zur Verhandlung Der öffentliche Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ursprünglichen Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen durchzuführen IV.1.6) Angaben zur elektronischen Auktion IV.1.8) Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA) Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: Nein IV.2) Verwaltungsangaben IV.2.1) Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren IV.2.2) Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge Tag und Ortszeit: 02.05.2023 12:00 Uhr IV.2.3) Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber Tag: 23.06.2023 IV.2.4) Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können DE IV.2.6) Bindefrist des Angebots Das Angebot muss gültig bleiben bis: 31.12.2023 Abschnitt VI: Weitere Angaben VI.1) Angaben zur Wiederkehr des Auftrags Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: Nein VI.2) Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen Aufträge werden elektronisch erteilt Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert Die Zahlung erfolgt elektronisch VI.3) Zusätzliche Angaben: 1. Präsentation vor Jury der Auftraggeberin ca. KW 37 2023 2. Die Teilnahmeunterlagen sowie alle weiteren Informationen (insbesondere Bewerberinformationen) werden ausschließlich auf dem eVergabe-Portal des Freistaats Sachsen veröffentlicht/zur Verfügung gestellt. Der Bewerber ist daher verpflichtet, sich regelmäßig über den aktuellen Verfahrensstand zu informieren. VI.4) Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren VI.4.1) Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren Offizielle Bezeichnung: 1. Vergabekammer des Freistaates Sachsen bei der Landesdirektion Sachsen, DS Leipzig Postanschrift: Braustraße 2 Postleitzahl / Ort: 04107 Leipzig Land: Deutschland E-Mail: post@lds.sachsen.de Internet-Adresse: (URL) http://www.ldl.sachsen.de VI.4.2) Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Freistaates Sachsen bei der Landesdirektion Leipzig Postanschrift: Braustraße 2 Postleitzahl / Ort: 04107 Leipzig Land: Deutschland Telefon: +49 341977-1404 Fax: +49 341977-1049 VI.4.3) Einlegung von Rechtsbehelfen Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Auf die Fristen zur Einlegung einer Rüge gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1- 3 GWB wird hingewiesen. Insbesondere ist zu beachten, dass ein Nachprüfungsantrag unzulässig ist, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB). VI.4.4) Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Freistaates Sachsen bei der Landesdirektion Leipzig Postanschrift: Braustraße 2 Postleitzahl / Ort: 04107 Leipzig Land: Deutschland Telefon: +49 341977-1404 Fax.: +49 341977-1049 VI.5) Tag der Absendung dieser Bekanntmachung: 29.03.2023 Hardware,Software,Projektmanagement (außer im Bauwesen),IT-Systemdienstleistungen,Unternehmensberatung

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