Rahmenvertrag für die Betreuung einer Videokonferenzanlage im Zeitraum 01.10.2025 - 30.09.2028 (36 Monate)

Beschreibung

Art und Umfang der Leistung Abrufkontingent von jährlich bis zu 500 Stunden externer Dienstleistungen für Betrieb, Support, Wartung und Weiterentwicklung zweier Diskussions-Anlagen im Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB), mit einer Laufzeit von 36 Monaten (Obergrenze = 1.500 Stunden). Beschreibung: Die regelmäßige Durchführung von Konferenzen im BIBB in Präsenz, unter Verwendung zweier durch das BIBB bereitgestellter Diskussions-Anlagen und in hybrider Form, mit Anbindung an Videokonferenzsoftware-/Technik, sowie auch die interne Abstimmung mit den Veranstaltenden im BIBB, soll durch einen geeigneten externen Dienstleister erfolgen. Die Veranstaltungen haben im Regelfall einen Zeitrahmen von 4-8 Stunden. Der Auftraggeber ist nicht verpflichtet, die volle Anzahl des Stundenkontingents abzurufen. Abzudeckenden Aufgaben: Die abzudeckenden Aufgaben, die der externe Dienstleister verpflichtend zu erfüllen hat: - Erreichbarkeit für die Mitarbeiter/in des BIBB per E-Mail und Telefon, montags bis freitags zwischen 8:00 und 16:00 Uhr, zur Organisation von Terminen und Beratung/Planung von Veranstaltungen, sowie allgemeiner Themen - Absprache/Organisation der Termine für den Einsatz der beiden hybriden Diskussions-Anlagen mit den Veranstaltenden/Verantwortlichen im BIBB - Beratung/Planung von Veranstaltungen, mit den Veranstaltenden/Verantwortlichen im BIBB - Hin- und Rücktransport der verwendeten Technik und allem notwendigen Zubehör, zu Nutzungsorten, wenn der Veranstaltungsort nicht die Liegenschaft des BIBB ist - Auf- und Abbau der verwendeten Technik, an Nutzungsorten, wenn der Veranstaltungsort nicht die Liegenschaft des BIBB sein sollte - Auf- und Abbau der der verwendeten Technik und allem notwendigen Zubehör in den Liegenschaften des BIBB - Support der Veranstaltung, teilw. in Präsenz vor Ort oder per Rufbereitschaft, in den Liegenschaften des BIBB - Support der Veranstaltung, teilw. in Präsenz vor Ort oder per Rufbereitschaft, an Nutzungsorten, wenn der Veranstaltungsort nicht die Liegenschaft des BIBB ist - Hin- und Rücktransport, Auf- und Abbau sowie Support für bis zu zwei gleichzeitigen Veranstaltungen in den Liegenschaften des BIBB sowie an Nutzungsorten, wenn die Veranstaltungsorte nicht die Liegenschaften des BIBB sind - Anpassung/Kalibrierung/Einpegeln der zwei hybriden Diskussions-Anlagen, wie z.B. Sprechstellen, anhand der Gegebenheiten vor Ort und Vorgaben des Veranstaltenden/Verantwortlichen - Installation, Handhabung und Support von verwendeter Videokonferenzsoftware (z.B. Webex Meetings, Zoom, oder vergleichbar) auf Laptops zugehörig zu der Diskussions-Anlage - Regelmäßige Wartung der zwei hybriden Diskussions-Anlagen, u.a. Kontrolle auf Fehler, Beschädigungen, Verschleiß und ggf. Veranlassung von Gegenmaßnahmen in Absprache mit dem BIBB - Unterstützende/beratende Funktion im Bereich der Erweiterung/Weiterentwicklung der Diskussions-Anlage und allem technischen Zubehör - Bedarfsgerechte Erweiterung der im BIBB vorhandenen hybriden Videokonferenztechnik zur Durchführung von BIBB-internen Veranstaltungen (leihweisen Zurverfügungstellung von Ausstattung und Betreuung derselben - deren Abrechnung soll ausschließlich über Stundenkontingent erfolgen). - Regelmäßige Abstimmung mit dem IT-Referat (Z 5)